In onze vorige Nieuwsbrief van februari 2024 informeerden wij u over de toenmalige voortgang van de reorganisatie van ORWEJA. Om uw geheugen op te frissen eerst een korte terugblik op het gehele proces.

De reorganisatie van ORWEJA werd in 2022 geïnitieerd door de Jagersvereniging (JV) en de Raad van Beheer (RvB). Na een uitgebreide consultering van alle betrokkenen werd er een eindrapport goedgekeurd dat de basis vormde voor de verdere uitwerking. In dat einddrapport (dat breed gedeeld werd) staat o.a. dat de activiteiten van ORWEJA ondergebracht zullen worden in een stichting om de juridische en fiscale aspecten beter te borgen. Ook staat er een organogram in met de organisatiestructuur. Daarin is te zien dat er naast het stichtingsbestuur ook een Technische Commissie (TCO) en een Beleidscommissie (BCO) komen. Voor de uitvoering van het plan werd er een implementatiecommissie ingesteld. Deze bestaat nu uit Christiane Timmers, Christel Schattevoet,  Elly van Wijngaarden, Hildeward Hoenderken, Jan Luijendijk, Johan Folmer, Math Dohmen, Peter Peeters en Rony Doedijns.

In de Nieuwsbrief van februari 2024 lieten wij eveneens weten dat er een voor alle stakeholders bedoelde  bijeenkomst (gepland op 28 februari jl.) werd doorgeschoven naar een later te bepalen moment. Er was op dat moment te weinig concreet nieuws om een hele avond mee te vullen. Met name het voorbereiden van de formele overgang van het huidige ORWEJA naar de stichting kost veel tijd, omdat dit proces zeer zorgvuldig moet worden uitgevoerd. Eén van de zaken die hierbij een hoofdrol speelt, is een correcte afsluiting van de jaarrekening 2023 van ORWEJA. Hierover kunnen wij intussen meer melden in één van de onderwerpen die hieronder aan de orde komt. Daarnaast zullen we ingaan op de oprichting van de stichting ORWEJA, de benoeming van het bestuur, het instellen van de commissies en de planning van de verdere opstart.

Zoals altijd duidelijk gecommuniceerd  en gewenst “is de winkel tijdens de verbouwing gewoon opengebleven”. Alle activiteiten van ORWEJA en bijbehorende commissies en werkgroepen zijn blijven doorlopen. Wij zijn blij dat de voorgenomen aanpassingen van ORWEJA daar geen hinderpaal voor zijn gebleken.

 

Afsluiting jaarrekening ORWEJA 2023

Reeds vanaf 2013 was de juridische status en de financiële positie mede aanleiding om van het huidige ORWEJA een rechtspersoon te maken. De implementatiecommissie heeft het afgelopen jaar bij de voorbereidingen van deze verandering steeds aandacht besteed aan een correcte financiële overdracht  naar de op te richten stichting ORWEJA. Zo werd er met een accountant gesproken over de fiscale gevolgen betreffende onder andere de BTW en de mogelijke loonheffing en sociale premies. Een correcte inbedding hiervan in de op te richten stichting ORWEJA wordt van groot belang geacht.

Door een schrijven van de huidige kascommissie van ORWEJA naar aanleiding van de controle van het boekjaar 2023 verplaatste dit proces zich van ‘bij de oprichting’ naar ‘voorafgaande aan de oprichting’ van de Stichting ORWEJA.  Daardoor trad er helaas een forse vertraging op. Wij lieten u dit weten in onze vorige nieuwbrief, toen wij meldden dat dit proces vanwege de vereiste zorgvuldigheid de nodige tijd zou gaan kosten.

Positief is het nu te kunnen mededelen, dat er door het  accountantskantoor, waarmee wij in deze kwestie samenwerken, een “verzoek tot het doen van aangifte” is verstuurd naar de Belastingdienst betreffende BTW en de eventuele loonheffing en sociale premies over de afgelopen 5 boekjaren. De implementatiecommissie ziet de reactie van de Belastingdienst met vertrouwen tegemoet. De verwachting is dat wij zodoende de jaarrekening van 2023, en ook die van de voorgaande jaren goed kunnen afsluiten. Hiermee komt de weg vrij om de financiële middelen van ORWEJA, na het nu lopende boekjaar, over te laten vloeien na de Stichting ORWEJA. In een volgende Nieuwsbrief of bijeenkomst zult u worden geïnformeerd hoe dit precies ingevuld gaat worden.

 

Oprichting stichting ORWEJA, benoeming van het bestuur, instelling van de commissies en de planning van de verdere opstart

Eind vorige maand hebben wij een notaris opdracht gegeven om het passeren van de “conceptakte van oprichting” van de stichting ORWEJA in te plannen. Deze akte is al enige tijd geleden door de JV en de RvB goedgekeurd. Nu het afsluiten van de jaarrekening 2023 van ORWEJA in de eindfase is (zie hierboven), staat er hier niets meer aan in de weg. Door het passeren van de akte wordt het bestaan van de stichting ORWEJA een feit. Deze stichting zal natuurlijk een bestuur moeten hebben.  De oprichting van de stichting is hiervan echter niet afhankelijk, er kunnen ook na de oprichting bestuurders worden toegevoegd.

Het bestuur van de stichting zal bestaan uit twee bestuursleden benoemd door het bestuur van de JV en twee bestuursleden benoemd door het bestuur van de RvB.  De voorzitter van het stichtingsbestuur wordt benoemd door de besturen van de JV en van de RvB gezamenlijk op basis van een voordracht door de overige vier bestuursleden van de stichting ORWEJA. Voor de functie van voorzitter worden nu kandidaten gezocht. In een bijlage bij deze Nieuwsbief vindt u een omschrijving van het functieprofiel, een uitnodiging om te solliciteren en een omschrijving van de selectieprocedure.

Het eerste bestuur van de stichting ORWEJA is gedeeltelijk al bekend. Het gaat hier om Hildeward Hoenderken (voorzitter bestuur RvB), Christiane Timmers (jachthondencommissaris JV regio Utrecht) en Math Dohmen (lid Landelijk Bestuur JV). De RvB zal binnenkort de vierde bestuurder aanwijzen. Vervolgens zal er een voorzitter worden benoemd volgens de procedure zoals hierboven beschreven.

Nadat de stichting ORWEJA is opgericht, zal de implementatiecommissie geleidelijk aan worden opgeheven. Het bestuur van de stichting ORWEJA zal overgaan tot het benoemen van de leden van de commissies en werkgroepen zoals die in de statuten (en in het herstructureringsplan) zijn voorzien. Denk om te beginnen vooral aan de Technische Commissie en de Beleidscommissie. Natuurlijk zal er hierbij nauw samengewerkt worden met degenen die een rol hebben in het huidige ORWEJA.

Onze verwachting is dat alle hierboven gemelde nog te verrichten activiteiten in het 3e en 4e kwartaal van 2024 kunnen worden afgerond. De benoeming van het bestuur zal uiterlijk in augustus 2024 een feit zijn. De daadwerkelijke opstart van de stichting ORWEJA als opvolger van het huidige ORWEJA is gepland op 1 januari 2025.

Wij zullen op een nog nader te bepalen datum in september/oktober 2024 de volgende bijeenkomst organiseren voor alle stakeholders. Wij laten u deze datum tijdig weten. Het doel van die bijeenkomst is om u bij te praten over de stand van zaken zoals die dan is. Maar ook over de stappen die nog gezet gaan worden om van de start van de stichting ORWEJA een feit te maken. Wij danken u voor uw geduld en vertrouwen en kijken uit naar het volgende contactmoment.

Met vriendelijke groet,

 

De leden van de implementatiecommissie