Bestuurlijke vaststelling op 11 september 2026
Dit document werkt artikel 10 van de statuten van Stichting ORWEJA nader uit. De statuten blijven te allen tijde leidend.
1. Uitgangspunten en Governance
De statuten bepalen dat het bestuur belast is met het besturen van de stichting en alle taken en bevoegdheden heeft die niet bij of krachtens de statuten aan anderen zijn toegekend. De Beleidscommissie (BCO) en de Technische Commissie (TCO) hebben een voorbereidende en adviserende rol, zoals gesteld in artikel 10 van de statuten. Werkgroepen voeren een afgebakende inhoudelijke opdracht uit.
Artikel 1 – Rangorde
- De statuten van Stichting ORWEJA vormen het hoogste interne kader.
- Dit reglement vormt een nadere uitwerking van de statuten.
- Bij strijdigheid tussen dit reglement en de statuten prevaleren de statuten.
- In gevallen waarin wet, statuten en reglementen niet voorzien, beslist het bestuur overeenkomstig artikel 15 van de statuten.
Artikel 2 – Bestuur
- Het bestuur bestuurt de stichting ORWEJA en is eindverantwoordelijk voor de stichting.
- Het bestuur stelt beleid, kaders, begroting en prioriteiten vast en neemt de formele besluiten die aan het bestuur toekomen.
- BCO, TCO en werkgroepen bereiden besluitvorming inhoudelijk voor en adviseren het bestuur binnen hun opdracht die door bestuur wordt verstrekt.
- Een commissie (zoals BCO of TCO) of werkgroep kan geen bevoegdheid uitoefenen die volgens de statuten aan het bestuur toekomt, tenzij het bestuur die bevoegdheid uitdrukkelijk en schriftelijk heeft gedelegeerd.
Artikel 3 – Advies is geen besluit
- Een advies van BCO, TCO of een werkgroep is niet gelijk aan een bestuursbesluit.
- De initiatiefnemer van een voorstel met betrekking tot beleid of organisatie legt adviezen voor aan het bestuur met een ingevulde voorlegger.
- Het bestuur kan een advies geheel, gedeeltelijk of niet overnemen. Het bestuur motiveert haar besluit.
- Een commissie of werkgroep kan een bestuursbesluit niet blokkeren, herroepen, vervangen of zelfstandig buiten werking stellen.
- Een verschil van inzicht of het niet onderschrijven van een bestuursbesluit ontslaat een commissielid niet van de verplichting de statuten, reglementen en rechtsgeldige bestuursbesluiten na te leven.
2. Benoeming en vacatures
Artikel 4 – Vacatures
- Het bestuur bepaalt wanneer een vacature binnen BCO of TCO wordt opengesteld, met inachtneming van de statuten.
- Voor de BCO geldt dat het aantal leden gezamenlijk door de Jagersvereniging en de Raad van Beheer wordt vastgesteld. Het bestuur respecteert dit aantal bij de openstelling van vacatures.
- Het bestuur stelt, na overleg met de voorzitter van de betreffende commissie, een functieprofiel vast.
- Het functieprofiel beschrijft ten minste: doel van de functie, taken, deskundigheid, ervaring, gewenste competenties, onafhankelijkheid, eventuele belangenconflicten, tijdsbesteding en zittingsduur.
- Een vacature wordt in beginsel minimaal vier weken openbaar opengesteld.
Artikel 5 – Wie kan kandidaten voordragen
- Kandidaten kunnen worden voorgedragen door de Jagersvereniging, de Raad van Beheer, rasverenigingen, organiserende verenigingen, de voorzitter van BCO of TCO, de betreffende commissie, andere door het bestuur aangewezen organisaties of personen.
- Daarnaast kan iedere persoon die aan het functieprofiel voldoet zichzelf kandidaat stellen.
- Een voordracht of kandidaatstelling geeft geen recht op benoeming.
- Het bestuur kan voor een specifieke vacature aanvullende of afwijkende voordrachtskanalen vaststellen, mits deze vooraf in de vacature worden vermeld.
Artikel 6 – Selectie
- Het bestuur beoordeelt kandidaten aan de hand van het vastgestelde functieprofiel.
- Het bestuur kan een selectiecommissie of een adviesgroep instellen om kandidaten te beoordelen.
- Bij de beoordeling worden in ieder geval deskundigheid, relevante ervaring, onafhankelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en samenwerking meegewogen.
- Het bestuur kan een kandidaat afwijzen indien deze niet aan het profiel voldoet, onvoldoende onafhankelijk is, een onaanvaardbaar belangenconflict heeft of om andere zwaarwegende redenen niet geschikt wordt geacht, ook als vacatures daarmee niet volledig kunnen worden ingevuld.
- De selectieprocedure wordt zorgvuldig en vertrouwelijk uitgevoerd.
Artikel 7 – Benoeming
- De uiteindelijke benoeming van commissieleden geschiedt door het bestuur overeenkomstig de statuten en dit reglement.
- Een kandidaat is pas commissielid nadat het bestuur het benoemingsbesluit heeft genomen en de kandidaat daarvan schriftelijk op de hoogte is gesteld.
- Een voordragende organisatie of commissie heeft geen benoemingsrecht, tenzij dit rechtstreeks uit de statuten voortvloeit.
- De benoeming wordt vastgelegd met ingang van de benoemingsdatum en de einddatum van de zittingstermijn.
Artikel 8 – Zittingsduur en herbenoeming
- Een commissielid wordt benoemd voor drie jaar, tenzij de statuten of een specifiek benoemingsbesluit anders bepalen.
- Herbenoeming is geen automatisch recht.
- Voor herbenoeming beoordeelt het bestuur onder meer functioneren, aanwezigheid, deskundigheid, samenwerking, naleving van statuten en reglementen en de toekomstige behoefte aan expertise.
- Het bestuur kan tijdig voorafgaand aan het einde van de zittingstermijn besluiten over herbenoeming of het opnieuw openstellen van de vacature.
3. Integriteit, loyaliteit en functioneren
Artikel 9 – Gedrags- en integriteitsnormen
- Een commissielid handelt in het belang van de stichting ORWEJA als geheel en niet uitsluitend in het belang van een organisatie, discipline, rasgroep of achterban.
- Een commissielid handelt overeenkomstig de statuten, dit reglement, andere toepasselijke reglementen en rechtsgeldige besluiten van het bestuur.
- Een commissielid maakt duidelijk onderscheid tussen een persoonlijk standpunt, een standpunt van een commissie en een officieel ORWEJA-standpunt.
- Vertrouwelijke informatie wordt niet met derden gedeeld, tenzij het bestuur of de bevoegde commissie daartoe toestemming heeft gegeven.
- Een commissielid meldt een mogelijk tegenstrijdig belang of de schijn daarvan onverwijld aan de commissievoorzitter en het bestuur.
- Een commissielid onthoudt zich van deelname aan advisering wanneer zijn of haar onafhankelijkheid redelijkerwijs ter discussie staat.
Artikel 10 – Vertrouwen en verschil van inzicht
- Een commissielid mag een inhoudelijk afwijkend standpunt innemen en dit gemotiveerd kenbaar maken.
- Een commissielid kan verzoeken een minderheidsstandpunt in het advies op te nemen.
- Het uitspreken van een afwijkend standpunt geeft geen bevoegdheid om statuten, reglementen of bestuursbesluiten naast zich neer te leggen of niet uit te voeren.
- Indien een commissielid zich structureel niet kan verenigen met de governance, statuten of rechtsgeldige besluiten van ORWEJA, wordt dit besproken met de commissievoorzitter en zo nodig met het bestuur.
- Indien voortzetting van het commissielidmaatschap daardoor niet langer werkbaar is, kan het bestuur binnen de statutaire kaders maatregelen nemen.
Artikel 11 – Schorsing en ontslag
- De voorzitter van BCO en TCO wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuur, overeenkomstig artikel 10 van de statuten.
- De overige commissieleden worden geschorst en ontslagen volgens de door het bestuur vastgestelde procedure (zie artikel 4 en 5) en binnen de statutaire kaders.
- Schorsing of ontslag kan onder meer aan de orde zijn bij handelen in strijd met de statuten, reglementen of rechtsgeldige bestuursbesluiten; ernstige of structurele disfunctionering; schending van vertrouwelijkheid; belangenverstrengeling; integriteitskwesties; of structurele onwerkbaarheid van de samenwerking.
- Het betrokken lid wordt voorafgaand aan een besluit gehoord.
- Bij een ernstige of spoedeisende situatie kan het bestuur binnen de statutaire kaders direct een tijdelijke maatregel nemen.
- Een commissielid dat zijn functie beëindigt, draagt alle ORWEJA-documenten, dossiers, gegevens en andere bedrijfsmiddelen onverwijld over.
4. BCO – Beleidscommissie
Artikel 12 – Doel BCO
De BCO is belast met beleidsvorming en de voorbereiding van bestuurlijke besluitvorming ten aanzien van de bewaking en bevordering van de rastypische eigenschappen en jachtkwaliteiten van jachthondenrassen.
Artikel 13 – Taken BCO
- signaleren en analyseren van beleidsmatige en maatschappelijke ontwikkelingen die relevant zijn voor ORWEJA;
- voorbereiden van beleidsvoorstellen en beleidskeuzes;
- adviseren over beleidsmatige gevolgen van voorstellen;
- adviseren over de positie van ORWEJA richting stakeholders;
- voorbereiden van voorstellen over onderwerpen die meerdere disciplines of belanghebbenden raken;
- adviseren over prioriteiten en onderdelen van het jaarplan;
- op verzoek van het bestuur uitvoeren of begeleiden van beleidsmatige onderzoeken;
- voorstellen doen voor het instellen van werkgroepen;
Artikel 14 – Grenzen BCO
- de BCO stelt geen beleid vast namens ORWEJA.
- de BCO kan geen externe verplichtingen namens ORWEJA aangaan.
- de BCO vertegenwoordigt ORWEJA niet extern zonder expliciet mandaat van het bestuur.
- de BCO kan het bestuur adviseren over beleid, maar bepaalt niet zelfstandig de bestuurlijke koers.
5. TCO – Technische Commissie
Artikel 15 – Doel TCO
De TCO is belast met het ontwerpen en actualiseren van wedstrijdreglementen, legt deze aan het bestuur ter vaststelling voor en is verantwoordelijk voor de technische aspecten en kwaliteitsbewaking van jachthondenwedstrijden en jachthondenproeven en voor de opleiding en kwaliteit van keurmeesters.
Artikel 16 – Taken TCO
- ontwerpen, evalueren en actualiseren van wedstrijd- en proefreglementen;
- voorbereiden van voorstellen voor examenreglementen, diploma’s en kwalificaties;
- bewaken van een uniforme technische uitvoering;
- signaleren van technische knelpunten;
- voorbereiden en adviseren over opleiding, bijscholing, toetsing en begeleiding van keurmeesters;
- bewaken van deskundigheid, kwaliteit en onafhankelijkheid van keurmeesters;
- voorstellen doen voor technische werkgroepen;
- adviseren over technische gevolgen van beleidsvoorstellen.
Artikel 17 – Reglementen en technische besluiten
- Door de TCO voorbereide reglementen en wijzigingen worden als voorstel aan het bestuur voorgelegd.
- De TCO kan een voorstel technisch onderbouwen, maar stelt geen reglement vast. De vaststelling behoort toe aan het bestuur.
- De TCO kan technische richtlijnen of beoordelingskaders voorbereiden. Indien deze externe of bindende werking krijgen, worden zij ter vaststelling aan het bestuur voorgelegd.
6. Werkgroepen
Artikel 18 – Soorten werkgroepen
- ORWEJA kent twee typen werkgroepen: bestuurswerkgroepen en commissie-werkgroepen.
- Een bestuurswerkgroep wordt ingesteld door het bestuur en rapporteert rechtstreeks aan het bestuur.
- Een commissie-werkgroep wordt op verzoek van BCO of TCO door bestuur aangesteld binnen de eigen opdracht en rapporteert aan de betreffende commissie.
- Indien een commissie-werkgroep een onderwerp behandelt dat buiten de opdracht of bevoegdheid van de commissie valt, wordt de opdracht eerst aan het bestuur voorgelegd.
Artikel 19 – Instellingsbesluit
- Iedere werkgroep heeft een schriftelijk vastgestelde opdracht.
- Het instellingsbesluit bevat minimaal: aanleiding, doel, opdracht, samenstelling, voorzitter/trekker, planning, looptijd, gewenste output, rapportagelijn en eventuele financiële middelen.
- Een werkgroep mag uitsluitend werkzaamheden uitvoeren binnen de vastgestelde opdracht.
- Het bestuur kan een bestuurswerkgroep te allen tijde wijzigen of beëindigen. BCO/TCO kunnen het bestuur vragen een commissie-werkgroep te wijzigen of te beëindigen.
Artikel 20 – Samenstelling werkgroep
- De samenstelling wordt bepaald door de benodigde deskundigheid en de aard van de opdracht.
- Deskundigen van buiten ORWEJA kunnen worden uitgenodigd.
- Deelname aan een werkgroep geeft geen recht op benoeming in BCO, TCO of het bestuur.
- Een werkgroep benoemt geen commissieleden of bestuurders.
Artikel 21 – Resultaat en rapportage
- Een werkgroep levert het in de opdracht beschreven eindproduct op.
- Een werkgroep brengt geen zelfstandig ORWEJA-beleid naar buiten.
- Een bestuurswerkgroep brengt het resultaat rechtstreeks aan het bestuur uit.
- Een commissie-werkgroep brengt het resultaat uit aan BCO of TCO. De commissie bepaalt vervolgens of en hoe het resultaat als advies aan het bestuur wordt aangeboden.
7. Achterban en consultatie
Artikel 22 – Raadpleging
- BCO en TCO kunnen hun achterban, deskundigen en stakeholders raadplegen wanneer dit voor een zorgvuldige advisering nodig is.
- Een raadpleging is bedoeld om informatie, ervaringen en standpunten te verzamelen.
- Raadpleging betekent niet dat de geraadpleegde organisatie of groep het standpunt van de commissie bepaalt.
- De commissie weegt de ontvangen input zelfstandig en vertaalt deze, waar relevant, naar een advies aan het bestuur.
- Bij een consultatie wordt vooraf duidelijk gemaakt of het gaat om informatie, consultatie, een voordracht of een formeel advies.
- De commissie kan in haar advies aangeven welke relevante standpunten zijn ontvangen en hoe deze zijn meegewogen.
Artikel 23 – Voordracht versus achterbanadvies
- Een voordracht voor een vacature is iets anders dan inhoudelijke advisering.
- Een organisatie die een kandidaat voordraagt, heeft daarmee geen recht op benoeming of op een structurele zetel.
- Een achterban kan inhoudelijk adviseren, maar bepaalt niet het uiteindelijke advies van de commissie en neemt geen bestuursbesluit.
8. Communicatie en vertegenwoordiging
Artikel 24 – Externe vertegenwoordiging
- Het bestuur vertegenwoordigt Stichting ORWEJA overeenkomstig artikel 8 van de statuten.
- Een commissielid of lid van een werkgroep spreekt niet namens ORWEJA, tenzij daarvoor vooraf een uitdrukkelijk mandaat is verstrekt.
- Een commissie kan haar eigen advies toelichten wanneer het bestuur daarvoor toestemming geeft of wanneer dit binnen een vooraf vastgesteld communicatiekader valt.
- Bestuursbesluiten worden extern als besluit van ORWEJA gecommuniceerd door het bestuur of een daartoe aangewezen persoon.
- Een persoonlijk of commissie-standpunt wordt niet gepresenteerd als officieel ORWEJA-standpunt.
9. Advies- en besluitvormingsmatrix
| Onderwerp | Voorbereiding | Advies | Besluit | Externe communicatie |
| Technische reglementen | TCO / werkgroep | TCO + deskundigen/consultatie | Bestuur | Bestuur |
| Beleidsvraagstukken | BCO / werkgroep | BCO + deskundigen/consultatie | Bestuur | Bestuur |
| Keurmeesters | TCO | TCO / deskundigen | Bestuur indien statutair vereist; anders binnen vastgesteld kader | Bestuur/mandaat |
| Strategische ORWEJA-zaken | Bestuur / BCO / TCO | Relevante commissie/werkgroep | Bestuur | Bestuur |
| Benoeming BCO/TCO | Bestuur + voordrachten | Eventueel selectieadvies | Bestuur | Bestuur |
| Instelling werkgroep | Bestuur of commissie | Relevante deskundigen | Bestuur | Bestuur/mandaat |
| Begroting/budget | Bestuur | BCO/TCO kunnen adviseren | Bestuur | Bestuur |
10. Procedure bij verschil van inzicht of conflict
Artikel 25 – Escalatieroute
- Een inhoudelijk verschil van inzicht wordt eerst binnen de commissie besproken.
- Wanneer het verschil betrekking heeft op de verhouding met het bestuur, wordt de voorzitter van het bestuur geïnformeerd.
- Indien nodig wordt een gezamenlijk overleg georganiseerd tussen commissievoorzitter en bestuur.
- Het bestuur kan een onderwerp terugleggen voor nadere advisering, maar bepaalt uiteindelijk de bestuurlijke route binnen zijn bevoegdheid.
- Bij structurele niet-naleving van statuten, reglementen of bestuursbesluiten kan het bestuur de procedure voor schorsing of ontslag starten.
- Een commissielid kan te allen tijde zelf zijn of haar functie neerleggen overeenkomstig de daarvoor geldende procedure.
11. Werkwijze en verslaglegging
Artikel 26 – Vergaderingen en quorum
- BCO en TCO vergaderen zo vaak als noodzakelijk voor een goede taakuitoefening.
- De voorzitter stelt de agenda vast en bewaakt de opdracht van de commissie.
- Een formeel advies wordt vastgesteld indien meer dan de helft van de zitting hebbende leden aanwezig is, tenzij de statuten of een specifiek reglement anders bepalen.
- Bij onvoldoende aanwezigheid kan worden overlegd, maar wordt geen formeel commissieadvies vastgesteld.
- De commissie streeft naar consensus. Indien consensus niet wordt bereikt, kan een meerderheidsadvies worden uitgebracht met vermelding van een substantieel minderheidsstandpunt.
Artikel 27 – Verslaglegging
- Van iedere vergadering wordt een besluiten- en actielijst of verslag gemaakt.
- Daarin worden ten minste opgenomen: aanwezigen, onderwerpen, afspraken, acties, verantwoordelijken en termijnen.
- Formele adviezen worden schriftelijk vastgelegd en aan het bestuur aangeboden.
- Het bestuur kan aanvullende informatie of toelichting verlangen.
12. Jaarplan, evaluatie en wijziging
Artikel 28 – Jaarplan en begroting
- BCO en TCO leveren jaarlijks tijdig inhoudelijke input voor het ORWEJA-jaarplan en de begroting.
- Nieuwe activiteiten met financiële consequenties worden voorzien van een onderbouwde raming.
- Een commissie gaat geen financiële verplichtingen aan zonder voorafgaande bestuurlijke toestemming.
Artikel 29 – Evaluatie
- Het functioneren van BCO en TCO wordt ten minste eenmaal per jaar geëvalueerd.
- De evaluatie omvat ten minste taakuitvoering, kwaliteit van advisering, samenwerking, aanwezigheid, naleving van governance-afspraken en toekomstige deskundigheidsbehoefte.
- De uitkomsten kunnen aanleiding zijn voor aanpassing van functieprofielen, samenstelling of werkwijze.
Artikel 30 – Vaststelling en wijziging
- Dit reglement wordt vastgesteld door het bestuur met inachtneming van artikel 10 en artikel 12 van de statuten.
- Voor vaststelling en wijziging van het reglement BCO en TCO gelden de in de statuten voorgeschreven eisen, waaronder algemene stemmen, aanwezigheid van alle bestuurders en het ontbreken van een bestuursvacature.
- Wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en aan de commissieleden kenbaar gemaakt.
Bijlage A – Benoemingsprocedure in 10 stappen
- Het bestuur stelt vast dat een vacature ontstaat.
- Voor zowel de BCO als de TCO worden het aantal beschikbare zetels afgestemd op het gezamenlijk vastgestelde aantal door Jagersvereniging en Raad van Beheer.
- Het bestuur stelt functieprofiel en eventuele specifieke expertise vast.
- De vacature wordt minimaal vier weken opengesteld.
- Kandidaten kunnen zichzelf aanmelden of worden voorgedragen door aangewezen organisaties/personen.
- Het bestuur beoordeelt kandidaten aan de hand van het profiel.
- Indien nodig worden gesprekken of een selectieprocedure georganiseerd.
- Het bestuur neemt het benoemingsbesluit.
- De kandidaat ontvangt schriftelijke benoeming en relevante reglementen/gedragsafspraken.
- Nieuwe benoeming wordt administratief vastgelegd; bij beëindiging vindt overdracht plaats.
Bijlage B – Kernboodschap voor commissieleden
Een commissielid is benoemd vanwege deskundigheid en draagt bij aan het belang van ORWEJA als geheel. Een commissielid mag een afwijkend inhoudelijk standpunt hebben en dit kenbaar maken. De commissie adviseert; het bestuur besluit. Raadpleging van een achterban levert input op, maar geeft de achterban geen besluitvormende rol. Een verschil van inzicht of het opzeggen van vertrouwen ontslaat een commissielid niet van naleving van de statuten, reglementen en rechtsgeldige bestuursbesluiten.
Bijlage C – Format voorlegger
Juridische controle aanbevolen vóór definitieve vaststelling: controleer met name de formulering van benoeming, schorsing en ontslag van BCO/TCO tegen de actuele statuten en eventuele nadere afspraken met de Jagersvereniging en Raad van Beheer.